Combien de fois vous êtes-vous dit que les journées étaient trop courtes et que vous n’aviez pas le temps de faire la moitié des choses que vous vouliez ?
La technique ci-dessous est la première étape pour plus d’efficacité, elle est redoutablement simple et risque bien de changer votre quotient.
Avant de mettre en place un plan d’action pour mieux gérer son temps il faut tout d’abord savoir ce qu’on en fait…
Le but de cette première étape est de se rendre compte de ce à quoi on passe son temps exactement. Qu’est-ce qu’on fait concrètement chaque jour et combien de temps on y passe ?
La plupart des gens pensent déjà savoir ce qu’ils font au quotidien sans avoir besoin de le noter et squeezent cette étape.
Erreur !
Comme vous allez le voir, on est souvent bien loin de la réalité.
C’est assez simple, mais il faut vraiment le faire sérieusement pour pouvoir changer les choses par la suite.
De quoi avez-vous besoin ?
D’une feuille et d’un stylo, rien de plus.
Définir clairement votre objectif
Définissez et écrivez votre but. Par exemple : « Je veux arriver à mieux gérer mon temps au bureau pour éviter d’avoir à travailler sur mes rapports le weekend. »
Il est important de l’écrire pour ne pas perdre de vu l’objectif final.
Noter chacune de vos actions
Ensuite, chaque jour, tout au long de la semaine, vous allez écrire ce que vous faites avec l’heure de début et de fin de chacune de vos actions.
Par exemple :
Lundi
8h15 – 8h30 : Café avec mes collègues
8h30 – 8h45 : Lecture mails + réponses
8h45 – 9h15 : Travail sur Projet 1
9h15 – 9:30 : Pause
9h30 – 11h00 : Meeting sur Projet 2
11h00 – 11h15 : Pause café
11h15 – 12h00 : Préparation Meeting de 14h
12h00 – 12h15 : Meeting téléphonique urgent sur Projet 1
12h15 – 12h45 : Travail sur Projet 1
12h45 – 13h00 : Lecture mails + réponses
13h00 – 13h45 : Pause déjeuner
13h45 – 14h00 : Pause café
14h00 – 15h30 : Meeting général
15h30 – 15h45 : Pause discussion collègues
15h45 – 16h00 : Lecture mails + réponses
16h00 – 16h30 : Travail sur Projet 1
16h30 – 17h15 : Travail sur Projet 2
17h15 – 18h00 : Lecture mails + réponses
Mardi
Etc.…
Faire le bilan en fin de journée
À la fin de la semaine, faites la somme du nombre d’heures passées sur chaque action par jour.
Par exemple, pour lundi :
Café + pause : 5 x 15min = 1h15min
Pause déjeuner : 45min
Lecture mails : 3 x 15min + 45min = 1h30min
Travail Projet 1 : 3 x 30min = 1h30min
Travail Projet 2 : 45min
Meetings + préparation : 30min + 45min + 15min + 30min = 2h
Faire le bilan en fin de semaine
Ensuite, faites la somme du temps passé à chaque activité pour la semaine.
Vous devriez arriver à ce genre de résultats :
Café + pause = 4h
Lecture mails + réponses = 9h
Pause déjeuner = 5h
Travail sur Projet 1 = 7h
Travail sur Projet 2 = 5h
Meetings + préparation = 15h
Tirer les conclusions et prendre les actions correctives
Et là, par exemple, vous vous apercevez que vous avez passé 4h de la semaine à boire des cafés ou à discuter avec des collègues.
Vous allez dire que ça n’est pas grave et c’est peut-être vrai. Mais tout dépend de ce que vous souhaitez réellement.
Si lundi vous devez rendre un rapport et que vous vous retrouvez à travailler de chez vous le weekend, car vous n’avez pas eu le temps pendant la semaine… Alors, soit vous vous ennuyez le weekend, soit il est temps de revoir votre organisation, par exemple en reprogrammant vos pauses.
C’est un exemple. Le but n’est pas de supprimer les pauses qui sont essentielles, mais de les organiser plus judicieusement. Un article sur l’importance des pauses est à venir.
Si vous continuez l’analyse du temps, vous vous rendez compte que vous avez passé 15h en réunion ou en préparation de réunion.
Certaines de ces réunions étaient importantes et vous vous deviez d’y assister pour présenter des sujets ou pour prendre des décisions pour faire avancer un projet. Mais vous n’étiez peut-être pas obligé d’assister à la réunion générale sur la présentation des nouvelles fournitures de bureau. Quelqu’un aurait pu partager avec vous le compte-rendu.
Si elle était importante, mais non urgente, vous auriez également pu demander à la décalée à une autre semaine pour pouvoir avancer sur votre rapport pour lundi.
L’analyse de votre emploi du temps va sûrement vous révéler beaucoup de choses. Peut-être certaines que vous n’auriez jamais crues possibles !
Vous pensiez travailler comme un(e) acharné(e ) sur le projet 1, mais en fin de compte vous n’avez passé que 7h dans votre semaine dessus alors que c’est votre priorité numéro 1.
Vous avez passé 9h de votre semaine à lire ou à répondre à des emails alors que vous avez ce fichu rapport à rendre lundi ?
Vous vous rendez compte que vous lisez vos mails 3, 4, 5, 10 fois par jour ? Peut-être que si vous vous fixiez seulement deux plages horaires (par exemple une en fin de matinée et une en fin d’après-midi) pour lire et répondre à vos emails vous ne seriez pas interrompue dans vos tâches et pourriez avancer plus vite ?
Autant de pistes et de questionnement à explorer…
Quels sont les meilleurs outils
Vous vous dites peut-être qu’une feuille Excel ou une application simplifierait cet exercice…
Oui et non.
Effectivement, si ça vous prend 2 minutes à mettre en place, pourquoi pas. Mais il ne faut pas que ça devienne l’occasion de procrastiner en cherchant une solution technique.
De manière générale, la feuille et le stylo permettent de commencer tout de suite et sont source de moins de distractions.
Si vous voulez néanmoins une liste de bonnes applications (il y en a) pour gérer votre temps, laissez un commentaire et ça fera l’objet d’un prochain article.